Dankzij Wyzr is de productiviteit van de medewerkers bij dit webbureau sterk toegenomen.

De directeur van dit webbureau is niet gelukkig met het, door hemzelf in Excel gebouwde, facturatiesysteem:  Het kan lang niet alles en als het vastloopt is er geen alternatief. Bovendien moet iemand alles na facturatie in het boekhoudprogramma Twinfield overtypen. Verder heeft hij sterke signalen dat de productiviteit te laag ligt, maar hij krijgt daar de vinger niet goed achter. Tot slot klagen de aandeelhouders over onvoldoende inzicht in resultaten en  voorspellingen. Ook willen ze betere maand-vergelijkingen zien. Hij vroeg Wyzr hem te helpen.

Bedrijfsachtergrond

  • Website-ontwikkelaar en online marketing
  • Holding en Werkmaatschappij
  • Twee externe aandeelhouders
  • €828.000 per jaar omzet bij Nederlandse klanten
  • 11 medewerkers (8,9 fte)

Hoe heeft Wyzr dit bedrijf geoptimaliseerd?

Verkoop en sales

Een deel van de salestaken wordt weggehaald bij de vijf directe medewerkers en bij een
nieuwe part time functie (soort verkoop binnendienst) neergelegd. Hierdoor gaat de productiviteit met 9% omhoog. Daarnaast gaat met werken met het Wyzr CRM, onze Customer Relation Management software. Hierin wordt de zogenaamde salesfunnel goed bijgehouden en alle afspraken en vervolgstappen gepland. De salestrajecten worden succesvoller, maar ook voorspelbaarder en inzichtelijker.

Personeelsadministratie

In de Human Capital Module van Wyzr (Wyzr HCM) registreren medewekers hun uren op klantorders/projecten. Indirecte uren, zoals ziekte of verlof hebben een interne ordercode. De HR-medewerker controleert in Wyzr HCM de volledigheid en vult deze waar nodig aan en geeft accoord voor verloning. Dit geeft automatisch een signaal aan externe salarisadministratie van Wyzr om te starten met de verloning. Ook de ziektegevallen zijn duidelijker te volgen en het indienen en verwerken van declaraties en verlofaanvragen is dankzij Wyzr een eitje.
 

Boekhouding

De zelfgemaakte excelsheets zijn vervangen door de financiële software van Wyzr zorgt dat inkoopfacturen alleen gescand hoeven te worden. Ze worden dan direct in het systeem ingeboekt op de juiste grootboekrekening.  Boekhoudkundige verwerking van mutaties die automatisch herkend worden, gebeurt op afstand door het Wyzr-boekhoudteam. Betaling van inkoopfacturen gebeurt na akkoordering door de directeur.

Facturatie

Per order, klant en type werkzaamheden kunnen in de Wyzr-software de tarieven worden vastgelegd door de verkoop binnendienst. Wyzr verzamelt automatisch de gemaakte uren per facturatieperiode én de repeterende kosten (zoals abonnement). Daarna gaat het uitsturen (en herinneren) van de factuur met een druk op de knop. Na facturatie worden de gegevens automatisch als omzet in de boekhouding verwerkt.

Rapportage en inzicht

Het management dashboard van Wyzr, geeftr de directeur en de aandeelhouders 24/7 inzicht in de orderportefeuille (via Wyzr CRM) en de financiële resultaten. Door verbetering van de urenregistratie (in Wyzr HCM) kan de productiviteit per team en per medewerker getoond worden. Wyzr genereert bovendien maandelijks een overzicht van alle uren (en het uurtarief), aangevuld met betrouwbare informatie over onderhanden projecten. Door slimme boekhoudkundige technieken ontstaat een zuiverdere maandprognose.

Welke knelpunten werden opgelost?


De webdeveloppers en -designers raakten veel tijd kwijt aan werkzaamheden die met sales samenhangen. Dit betekende een relatief lage productiviteit en ze waren er ook wat onzorgvuldig mee. En bovendien waren deze specialisten ook ´te duur´ voor het uitvoeren van dit soort werkzaamheden. Door een verkoop-binnendienst functie in te richten, worden deze taken efficienter en nauwkeuriger uitgevoerd.
 
Voorheen was er eigenlijk alleen op dagbasis inzicht in de planning. Nu levert de human capital module van Wyzr, in combinatie met de informatie over toekomstige benodigde uren die in het salestraject zitten, nu betere veel planmogelijkheden op.
 
De aandeelhouders wilden betere informatie over de geleverde en de te verwachten bedrijfsprestaties. Nu beschikken zij, net als de directeur zelf, over meer, actuelere en betrouwbaardere management rapportages. Die bedrijfsprestaties werden bovendien aanzienlijk beter, omdat het facturatieproces beter verloopt, met minder fouten en de totale personele kosten omlaag gingen.
 
Het facturatiesteem in Excel, had diverse nadelen. Door een naadloos aansluitende urenregistratie i.c.m. vastlegging van projectdetails, is er nu tariefdifferentiatie per klant en per project mogelijk. De financiële software zorgt bovendien dat abonnementen automatisch gefactureerd worden naar de klant. Het overtypen van facturatiegegevens uit excel in de boekhoudsoftware, is ook verleden tijd. Alle data wordt direct gelinkt in Wyzr.

Dit leverde Wyzr op voor het bedrijf:

  • Lagere personeelskosten:  € 27.600 p/j
    • Financiële medewerker boventallig
    • HR 0,2 fte minder
    • Secretaresse vervult ook verkoop binnendienst taken (0,2 extra)
  • Efficiency en inzicht
    • Betrouwbaardere management rapportages
    • Personeelsadministratie geeft stuurinformatie
    • Benodigde uren in de toekomst beter inzichtelijk en daardoor efficienter te plannen
    • Zoeken in ordners hoeft niet meer: de zoekfunctie geeft eenvoudig toegang tot documenten
  • Meer omzet: € 75.000 p/j
    • Meer directe uren beschikbaar
    • Abonnement standaard mee gefactureerd
    • Meer grip op de Salestrajecten
    • Minder fouten in facturen per klant
  • Toegenomen klantgerichtheid
    • Meer directe uren gemaakt voor klant
    • Automatische signalen uit het CRM zodat de klant op de juiste momenten aandacht krijgt
  • Afgenomen afhankelijkheid van de directeur
    • Bedrijfscontinuïteit zo meer gegarandeerd
    • Waarde van het bedrijf hoger

Wil je weten hoe de besparing voor jou uit kan pakken?

Neem contact op met Wyzr en in een kennismakingsgesprek kunnen we dit aan u toelichten.
Vraag meer informatie aan
Naam *
Bedrijf *
E-mail *
Telefoon *
  

 
 
  • Ontdek of Wyzr bij je past
  • Optimaliseer je processen
  • Realiseer groei in je bedrijf